Viola Hartmann studierte an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn Biologie und schloss ihr Studium 1999 mit dem Diplom ab. Zeitgleich absolvierte sie eine Ausbildung in Event Management und Öffentlichkeitsarbeit. Nach ihrem Studium war sie im Bereich Wissenschaftliche Bildung, Event Management und Öffentlichkeitsarbeit für verschiedene Institutionen in Deutschland und Frankreich tätig. 2007 gründete sie eine Agentur für Wissenschaftliche Bildung, Event Management und Öffentlichkeitsarbeit.

Seit dem Sommer 2008 ist sie für das IZA-Eventmanagement tätig und hat seit Juni 2022 zudem logistische Koordinationsaufgaben im Rahmen der G²LM|LIC-Initiative von IZA und britischem Foreign, Commonwealth and Development Office übernommen.